C’est en février 2010 que Sophie Terrades crée Equaly’s, son entreprise de conseil et assistance en secrétariat. C’est un projet préparé de longue date, s’appuyant sur une forte envie d’indépendance, mais aussi sur une formation en secrétariat et assistanat de direction qu’elle a autofinancé.
Un projet de création mûrement réfléchi
Mais reprenons depuis le début : avant cela, S. Terrades était assistante commerciale dans le secteur de l’immobilier. Sa formation (un DESS en Psychologie suivi d’une formation en infographie) ne la destinait pas vraiment à ce métier, mais les aléas de la vie l’y avaient tout de même menée. Pendant son congé parental, elle réalise que sa situation professionnelle ne la satisfait pas et elle décide de réfléchir à la possibilité de créer sa propre activité. À l’occasion d’une recherche sur Internet, elle découvre le métier de secrétaire indépendante. C’est alors qu’elle apprend que son poste est supprimé ; le secteur de l’immobilier est en effet largement touché par la crise économique. S. Terrades met alors tout en œuvre pour préparer son projet de création d’entreprises. Elle suit sa formation d’assistante de direction et, à son retour de congé, elle propose à sa hiérarchie une rupture conventionnelle, quitte l’entreprise et lance Equaly’s.
Ça y est, la grande aventure peut enfin commencer. « Le démarrage a été difficile, mais j’y croyais ; mon premier client a signé en mai, 3 mois après le lancement d’Equaly’s. C’est aujourd’hui mon plus gros client. » Ce métier, nous explique S. Terrades, est difficile, car peu d’entreprises comprennent d’emblée l’intérêt de sous-traiter les tâches de secrétariat. « Au début, ils sont un peu réticents, mais très vite la confiance s’installe et ils sont fidélisés. » Le 2e client d’Equaly’s signe en juillet de la même année, et de fil en aiguille, la petite entreprise âgée de 3 ans aujourd’hui, continue son parcours sans fautes.
Des prestations variées, adaptées aux besoins des TPE, PME et professionnels indépendants
S’appuyant sur sa formation et sur sa connaissance de l’entreprise, Equaly’s propose aux TPE, PME et professionnels indépendants, un ensemble de prestations, sur site ou en télétravail : gestion administrative et commerciale (saisie de factures, devis, courriers, relances clients, gestion de clientèle, enregistrement de chèques…) ; saisie, mise en page ou correction de documents divers ; création et mise à jour de tableaux de bord ; création de documents de communication (brochures, cartes de visite, journal interne, etc.) ; numérisation et sauvegarde de documents ; ou encore, classement et organisation de dossiers.
« J’interviens pour donner un coup de main ponctuel ou régulier, à des entrepreneurs qui n’ont pas de ressource interne en secrétariat, ou bien en complément de la secrétaire en place, lorsqu’il y a une surcharge de travail. Mon objectif est de participer, par la qualité de mes interventions, au bon développement des entreprises pour lesquelles je travaille. » Les entreprises qui font appel à Equaly’s n’ont généralement pas suffisamment de besoins pour embaucher quelqu’un à temps plein, ou bien, elles ne souhaitent pas prendre ce risque au stade où en est leur développement. La secrétaire indépendante constitue donc la solution idéale.
Une approche comme
rciale respectueuse, soutenue par le bouche-à-oreille
Si la concurrence existe, elle n’est pas féroce : « Nous sommes plusieurs secrétaires indépendantes dans le secteur, mais chacune a sa spécialité, par exemple le secrétariat juridique ou la retranscription audio. Je pense qu’il y a du travail pour tout le monde. Il est arrivé qu’un client me prenne à l’essai durant un après-midi, puis qu’il teste une de mes collègues un autre après-midi de la même semaine. Cela me semble tout à fait normal de comparer : la qualité du travail est importante, mais le relationnel l’est tout autant. »
Curieuse d’échanger avec ses concurrentes et collègues, S. Terrades noue régulièrement des contacts avec certaines d’entre elles, dans la région, mais aussi dans la France entière, au travers des réseaux sociaux : « c’est très bénéfique, car cela nous permet de rompre l’isolement, mais c’est également très stimulant ; il nous arrive de nous déléguer des travaux en cas de pic d’activité ou de nous donner mutuellement des conseils. »
S. Terrades admet avoir des difficultés avec la prospection téléphonique : « Lorsque je m’occupe de l’accueil téléphonique de mes clients, je me rends compte à quel point ils sont sollicités toute la journée. C’est d’autant plus difficile pour moi de prospecter pour développer Equaly’s. Par ailleurs, le principe même d’externalisation du secrétariat est compliqué à vendre. Peu d’entreprises y songent spontanément. J’ai la chance que le bouche-à-oreille ait très bien fonctionné dès le départ. Souvent, ce sont les clients qui me trouvent. J’ai eu aussi quelques bonnes retombées au travers des Pages Jaunes, du Bon coin, des forums sur Internet ou des réseaux sociaux. »
L’une des inquiétudes majeures des indépendants est l’impayé. S. Terrades, là encore, n’a pas à se plaindre, puisqu’en trois ans, elle n’a rencontré que 3 mauvais payeurs, deux d’entre eux ayant fini par régler leur dette. La crise par contre, l’a impactée l’an dernier, puisqu’elle y a perdu deux clients : « La crise peut amener certains de mes clients à fermer boutique, ou alors à réduire leurs frais ; l’un de mes clients sous-traite désormais les travaux de secrétariat à sa femme, en attendant de pouvoir de nouveau travailler avec une secrétaire indépendante. Ce sont des difficultés que nous devons anticiper en diversifiant au maximum notre clientèle. »
Former le personnel de l’entreprise pour la rendre autonome
Partageant son temps entre son mari, informaticien, ses deux enfants et son activité d’entrepreneure, S. Terrades nous confie être tout à fait satisfaite du choix qu’elle a fait il y a trois ans. Son objectif était de créer son emploi : il est atteint. Elle souhaite maintenant continuer à satisfaire ses clients au quotidien tout en développant l’aspect plus créatif de sa profession et éventuellement mettre en place des formations : « Lorsque j’étais étudiante, j’ai donné des cours particuliers à des collégiens, puis j’ai occupé un poste de professeur vacataire en psychologie pendant 2 ans. J’aime former les autres, les rendre autonomes. Je voudrais donc proposer à mes clients des formations autour de l’utilisation du traitement de texte, d’Internet, du fonctionnement d’un ordinateur ou de la composition de courriers. Cela leur permettrait par exemple de faire évoluer une personne de l’entreprise vers un poste de secrétaire. »
Zoom Entreprise écrit par Catherine Marquèze
Un point – Conseil en communication écrite et écrivain public












